Un operator major de gaze naturale din Statele Unite gestiona un portofoliu complex de contracte distribuit pe zeci de entitati subsidiare, cu peste 6.000 de furnizori activi si un volum de peste 8.000 de facturi procesate anual. Fiecare contract era stocat ca document PDF scanat — adesea de zeci sau sute de pagini — fara o structura digitala care sa permita interogarea, compararea sau validarea automata a termenilor. Echipele juridice si financiare petreceau ore semnificative cautand manual informatii contractuale de baza: date de expirare, clauze evergreen, perioade de notificare, tipuri de contraparti — informatii critice pentru decizii comerciale si operationale zilnice.
Fragmentarea portofoliului pe multiple entitati subsidiare amplifica problema: nu exista o vizibilitate centralizata asupra contractelor active, a termenilor in curs de expirare sau a furnizorilor cu riscuri contractuale. Fiecare echipa subsidiara opera cu propriile fisiere locale, fara posibilitatea de interogare cross-entitate sau de identificare rapida a pattern-urilor si riscurilor la nivel de portofoliu.
Validarea facturilor primite de la furnizori reprezenta o provocare separata dar strans corelata: verificarea manuala a concordantei dintre sumele facturate, termenii contractuali si conditiile agreate era lenta, predispusa la erori si imposibil de realizat exhaustiv la volumul existent. Discrepantele neidentificate la timp generau costuri suplimentare, litigii si riscuri de conformitate contractuala cu impact financiar direct.
Nenos a proiectat si livrat o platforma agentica de contract intelligence si validare a facturilor, construita pe Azure AI Document Intelligence combinat cu un agent de extractie custom dezvoltat in Python si LangGraph. Platforma ingereaza contractele PDF scanate — inclusiv documente de calitate slaba sau cu layout nestandard, frecvente in portofoliile contractuale istorice din sectorul energetic — si extrage automat un set de Smart Fields definit impreuna cu clientul: tip contract, contrapartida, numar contract, data efectiva, data de expirare, clauze evergreen, perioade de notificare si orice alt camp comercial critic pentru operatiunile clientului. Acuratetea extractiei depaseste 92%, cu flagging automat al campurilor cu nivel de confidenta redus pentru revizie umana tintita.
Facturile primite prin email in format PDF sunt ingestate automat printr-un serviciu de monitorizare a mailbox-ului si introduse intr-un pipeline dedicat de validare, fara interventie manuala. Datele extrase din fiecare factura sunt cross-referenciate automat cu contractul
aferent furnizorului, verificand concordanta sumelor facturate, a termenilor de plata si a conditiilor agreate. Discrepantele identificate — sume care depasesc limitele contractuale, termeni modificati unilateral, facturi de la furnizori fara contract activ in sistem — sunt marcate si transmise echipei responsabile pentru revizie si decizie, cu contextul complet al ambelor documente disponibil direct in interfata, fara a fi nevoie de cautare manuala.
Interfata “Ask & Find” permite echipelor juridice si financiare sa interogeze intregul repository de contracte in limbaj natural, direct din browser, fara cunostinte tehnice. O interogare de tipul “care contracte cu furnizori din Texas expira in urmatoarele 90 de zile si au clauza evergreen” returneaza rezultate precise, cu referinte directe la documentele sursa si pasaje relevante extrase, in cateva secunde — eliminand ore de cautare manuala si reducand riscul de a rata termene contractuale critice.
Implementarea platformei a transformat modul in care operatorul gestioneaza relatiile contractuale si procesul de validare a facturilor:
- Peste 8.000 de facturi anuale procesate si validate automat, provenind de la peste 6.000 de furnizori activi.
- Acuratete de peste 92% in extractia Smart Fields din contracte PDF scanate, inclusiv documente de calitate slaba.
- Vizibilitate centralizata asupra intregului portofoliu de contracte, distribuit pe zeci de entitati subsidiare, intr-o singura platforma.
- Detectia automata a discrepantelor intre facturi si contracte, cu reducerea riscului de suprafacturare si a costurilor asociate litigiilor contractuale.
- Eliminarea cautarii manuale in contracte pentru echipele juridice si financiare prin interfata conversationala “Ask & Find”.
- Reducerea timpului de identificare a termenelor contractuale critice — date de expirare, clauze evergreen, perioade de notificare — de la ore la secunde.
Platforma este construita pe o arhitectura microservices deployata in cloud Azure, cu Python si LangGraph ca nucleu de orchestrare agentica. Azure AI Document Intelligence asigura extractia structurata din documentele PDF scanate — inclusiv documente cu layout complex, continut partial degradat sau calitate variabila de scanare, frecvente in arhivele contractuale din sectorul energetic. Un agent de extractie custom, dezvoltat in Python, aplica logica de business specifica domeniului energy & utilities pentru identificarea, normalizarea si validarea Smart Fields, gestionand cazurile ambigue si variatiile de format intalnite in contractele din portofoliul clientului.
LlamaIndex indexeaza semantic intregul repository de contracte, permitand interogari complexe in limbaj natural prin interfata “Ask & Find” si recuperarea precisa a clauzelor relevante din mii de documente. LangGraph orchestreaza fluxul de validare a facturilor — ingestie email, extragere date factura, identificare contract aferent din repository, comparare termeni, generare raport de discrepante, escaladare catre operator uman — cu noduri conditionale si trasabilitate completa a fiecarei decizii. Un layer de abstractizare LLM permite
comutarea sau combinarea modelelor de limbaj fara modificari in logica de business, cu rate limiting configurat per tip de operatiune pentru optimizarea costurilor de inferenta in cloud.
Interfata web React expune trei module principale: dashboardul de validare facturi cu statusul procesarii si lista discrepantelor active, motorul conversational “Ask & Find” pentru interogarea repository-ului de contracte, si modulul de administrare a Smart Fields si regulilor de validare — configurabil de catre echipa clientului fara interventia Nenos. Autentificarea si controlul accesului sunt granulare pe roluri — juridic, financiar, management, administratori subsidiare — cu audit trail complet al tuturor interactiunilor cu documentele contractuale. Infrastructura Azure asigura scalabilitate automata pentru perioadele de varf de procesare si disponibilitate ridicata pentru un sistem critic in operatiunile zilnice ale companiei.
